Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

NEXUS LABS S.A.S., identificada con NIT 902.061.826-1, con domicilio en la ciudad de Cali, Valle del Cauca, Colombia (en adelante “NEXUS LABS” o “la Empresa”), es el responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de la plataforma Tegmara (tegmara.com), producto operado por NEXUS LABS S.A.S. Para consultas o solicitudes relacionadas con este documento puede contactarnos en contacto@tegmara.com.

2. Marco legal

Esta política se rige por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas vigentes sobre protección de datos personales en Colombia. El titular de los datos tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir su información, así como a revocar la autorización otorgada para su tratamiento.

3. Datos que recolectamos

Según el perfil del usuario, recolectamos los siguientes datos:

• Administradores e inmobiliarias: nombre completo, correo electrónico, número de teléfono / WhatsApp, nombre de la empresa, número de propiedades administradas.
• Inquilinos: nombre completo, número de documento de identidad, correo electrónico, teléfono, dirección de residencia, historial de pagos.
• Propietarios: nombre completo, documento de identidad, correo electrónico, información bancaria para transferencias (cuando aplique).
• Datos de uso de la plataforma: logs de acceso, dirección IP, tipo de dispositivo y navegador, acciones realizadas dentro del sistema.

4. Finalidades del tratamiento

Los datos personales serán utilizados para:

• Prestar los servicios contratados a través de la plataforma.
• Enviar recordatorios de pago, notificaciones de incidentes y comunicaciones operativas relacionadas con el contrato de arrendamiento.
• Generar reportes y estadísticas de uso para el administrador.
• Cumplir con obligaciones legales y requerimientos de autoridades competentes.
• Mejorar las funcionalidades de la plataforma mediante análisis de uso agregado y anonimizado.
• Enviar comunicaciones comerciales sobre nuevos planes o funcionalidades (con posibilidad de cancelar la suscripción en cualquier momento).

5. Base legal del tratamiento

El tratamiento de datos se realiza con base en: (a) el consentimiento libre e informado del titular, manifestado al aceptar esta política; (b) la ejecución del contrato de prestación de servicios entre Tegmara y el administrador o la administración suscrita; (c) el cumplimiento de obligaciones legales aplicables.

6. Transferencia y transmisión de datos

Tegmara puede compartir datos personales con terceros proveedores de servicios que actúan como encargados del tratamiento, entre ellos: servicios de almacenamiento en la nube (AWS, Estados Unidos), plataformas de mensajería (Meta Business API para WhatsApp), procesadores de pago (Wompi / Bancolombia), herramientas de comunicación por correo electrónico (Resend) y analítica del sitio público (Google Analytics 4 — Estados Unidos / Unión Europea; PostHog Cloud — Frankfurt, Unión Europea). Las herramientas de analítica solo operan en el sitio web público de marketing y NO recolectan datos dentro del área autenticada de inquilinos, administradores o super-administradores. Dichos encargados operan bajo acuerdos de confidencialidad y solo tratan los datos según las instrucciones de Tegmara.

7. Derechos de los titulares

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, el titular tiene los siguientes derechos:

• Conocer los datos personales que Tegmara tiene sobre él o ella.
• Actualizar y rectificar la información cuando sea inexacta o incompleta.
• Solicitar la supresión de los datos cuando no sean necesarios para la finalidad que justificó su recolección, o cuando haya vencido el período de conservación.
• Revocar la autorización otorgada para el tratamiento, en los casos en que sea legalmente procedente.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la normativa de protección de datos.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, el titular puede enviarnos una solicitud a contacto@tegmara.com. Responderemos en un plazo máximo de diez (10) días hábiles para consultas y quince (15) días hábiles para reclamos.

8. Conservación de los datos

Los datos personales se conservarán durante la vigencia de la relación contractual y por el período adicional que exija la legislación colombiana aplicable (en general, cinco (5) años para documentos con efectos tributarios y/o civiles). Transcurrido dicho período, los datos serán eliminados de forma segura o anonimizados.

9. Seguridad de la información

Tegmara implementa medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida o destrucción accidental. Entre estas medidas se incluyen: cifrado AES-256 para documentos almacenados en AWS S3, aislamiento de datos por administración mediante PostgreSQL Row-Level Security (RLS), transmisión cifrada vía HTTPS/TLS y control de acceso basado en roles (RBAC).

10. Cookies y tecnologías de rastreo

11. Cambios a esta política

Tegmara se reserva el derecho de actualizar esta política en cualquier momento. Cuando se realicen cambios materiales, notificaremos a los titulares a través de la plataforma o por correo electrónico, con al menos 30 días de anticipación a la entrada en vigencia de las modificaciones.

12. Contacto

Para cualquier consulta, solicitud o reclamación relacionada con el tratamiento de sus datos personales:

• Correo electrónico: contacto@tegmara.com
• Ciudad: Cali, Valle del Cauca, Colombia