Política de Tratamiento de Datos Personales

1. Responsable del tratamiento

NEXUS LABS S.A.S., identificada con NIT 902.061.826-1, con domicilio en la ciudad de Cali, Valle del Cauca, Colombia (en adelante “NEXUS LABS” o “la Empresa”), es el responsable del tratamiento de los datos personales recolectados a través de la plataforma Tegmara (tegmara.com), producto operado por NEXUS LABS S.A.S. Para consultas o solicitudes relacionadas con este documento puede contactarnos en contacto@tegmara.com.

2. Marco legal

Esta política se rige por la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y demás normas vigentes sobre protección de datos personales en Colombia. El titular de los datos tiene derecho a conocer, actualizar, rectificar y suprimir su información, así como a revocar la autorización otorgada para su tratamiento.

3. Datos que recolectamos

Según el perfil del usuario, recolectamos los siguientes datos:

• Administradores e inmobiliarias: nombre completo, correo electrónico, número de teléfono / WhatsApp, nombre de la empresa, número de propiedades administradas.
• Inquilinos: nombre completo, número de documento de identidad, correo electrónico, teléfono, dirección de residencia, historial de pagos.
• Propietarios: nombre completo, documento de identidad, correo electrónico, información bancaria para transferencias (cuando aplique).
• Datos de uso de la plataforma: logs de acceso, dirección IP, tipo de dispositivo y navegador, acciones realizadas dentro del sistema.

4. Finalidades del tratamiento

Los datos personales serán utilizados para:

• Prestar los servicios contratados a través de la plataforma.
• Enviar recordatorios de pago, notificaciones de incidentes y comunicaciones operativas relacionadas con el contrato de arrendamiento.
• Generar reportes y estadísticas de uso para el administrador.
• Cumplir con obligaciones legales y requerimientos de autoridades competentes.
• Mejorar las funcionalidades de la plataforma mediante análisis de uso agregado y anonimizado.
• Enviar comunicaciones comerciales sobre nuevos planes o funcionalidades (con posibilidad de cancelar la suscripción en cualquier momento).

5. Base legal del tratamiento

El tratamiento de datos se realiza con base en: (a) el consentimiento libre e informado del titular, manifestado al aceptar esta política; (b) la ejecución del contrato de prestación de servicios entre Tegmara y el administrador o la administración suscrita; (c) el cumplimiento de obligaciones legales aplicables.

6. Transferencia y transmisión de datos

Tegmara puede compartir datos personales con terceros proveedores de servicios que actúan como encargados del tratamiento, entre ellos: servicios de almacenamiento en la nube (AWS, Estados Unidos), plataformas de mensajería (Meta Business API para WhatsApp), entidades bancarias para procesar pagos de suscripción, herramientas de comunicación por correo electrónico (Resend) y analítica del sitio público (Google Analytics 4 — Estados Unidos / Unión Europea; PostHog Cloud — Frankfurt, Unión Europea). Las herramientas de analítica solo operan en el sitio web público de marketing y NO recolectan datos dentro del área autenticada de inquilinos, administradores o super-administradores. Dichos encargados operan bajo acuerdos de confidencialidad y solo tratan los datos según las instrucciones de Tegmara.

7. Derechos de los titulares

De conformidad con la Ley 1581 de 2012, el titular tiene los siguientes derechos:

• Conocer los datos personales que Tegmara tiene sobre él o ella.
• Actualizar y rectificar la información cuando sea inexacta o incompleta.
• Solicitar la supresión de los datos cuando no sean necesarios para la finalidad que justificó su recolección, o cuando haya vencido el período de conservación.
• Revocar la autorización otorgada para el tratamiento, en los casos en que sea legalmente procedente.
• Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la normativa de protección de datos.

Para ejercer cualquiera de estos derechos, el titular puede enviarnos una solicitud a contacto@tegmara.com. Responderemos en un plazo máximo de diez (10) días hábiles para consultas y quince (15) días hábiles para reclamos.

8. Conservación de los datos

Los datos personales se conservarán durante la vigencia de la relación contractual y por el período adicional que exija la legislación colombiana aplicable (en general, cinco (5) años para documentos con efectos tributarios y/o civiles). Transcurrido dicho período, los datos serán eliminados de forma segura o anonimizados.

9. Seguridad de la información

Tegmara implementa medidas técnicas y organizativas adecuadas para proteger los datos personales contra acceso no autorizado, pérdida o destrucción accidental. Entre estas medidas se incluyen: cifrado AES-256 para documentos almacenados en AWS S3, aislamiento de datos por administración mediante PostgreSQL Row-Level Security (RLS), transmisión cifrada vía HTTPS/TLS y control de acceso basado en roles (RBAC).

10. Cookies y tecnologías de rastreo

11. Cambios a esta política

Tegmara se reserva el derecho de actualizar esta política en cualquier momento. Cuando se realicen cambios materiales, notificaremos a los titulares a través de la plataforma o por correo electrónico, con al menos 30 días de anticipación a la entrada en vigencia de las modificaciones.

12. Contacto

Para cualquier consulta, solicitud o reclamación relacionada con el tratamiento de sus datos personales:

• Correo electrónico: contacto@tegmara.com
• Ciudad: Cali, Valle del Cauca, Colombia